COMPLIANCE

Neben unseren internen Ansprüchen und Richtlinien, welche wir im Code of Conduct festgehalten haben, setzen wir auch bei unseren Lieferanten Standards voraus und fordern diese über den Supplier Code of Conduct ein.

Neben den Themen zur Einhaltung von Anforderungen an die Menschenrechte und der Arbeitssicherheit sowie Umweltaspekten verpflichten wir unsere Lieferanten zur Öffnung von Kommunikationsmöglichkeiten für die Mitarbeitenden. Unser Ziel ist eine Zusammenarbeit auf Basis ethisch vertretbarer Grundsätze.

Die Wahrung der Menschenrechte ist eine Grundlage, auf welcher das Miteinander bei RECA NORM seit jeher aufbaut. Mit der Grundsatzerklärung der Menschenrechte möchten wir nun diesen Maßstab an ethischem Handeln weiter über den unmittelbaren internen Einflussbereich von RECA NORM hinaus kommunizieren und in unserer Lieferkette etablieren. Für uns ist die Verpflichtung zur Achtung und Wahrung der Rechte eines jeden Menschen ein zentraler Bestandteil unseres täglichen Arbeitens.

Untersuchungen zeigen, dass häufig Hinweise Dritter zur Aufklärung wirtschaftskrimineller Handlungen führen. Deshalb haben wir ein System eingerichtet, mit dem uns neben Beschäftigten der Unternehmensgruppe auch Dritte Hinweise auf kriminelle Handlungen und sonstige schwerwiegende Compliance-Verstöße geben können. Hierbei handelt es sich um das internetbasierte BKMS-System (Business Keeper Monitoring System).

Wenn Sie uns über dieses System einen Hinweis geben möchten, können Sie dies namentlich oder anonym tun. Da wir die offene Kommunikation suchen, möchten wir Sie jedoch dazu ermutigen, bei Hinweisen Ihren Namen zu nennen. Wir werden Ihre Angaben in jedem Fall streng vertraulich behandeln und die schutzwürdigen Interessen aller Beteiligten berücksichtigen.

Bitte legen Sie sich ein Postfach im BKMS-System an, über das wir Sie kontaktieren können. Dies ist wichtig, falls Rückfragen entstehen oder Sie Ihre Meldung später mit weiteren Informationen ergänzen möchten. Die Kommunikation über das Postfach kann – sofern gewünscht – auch anonym erfolgen.

Das System dient ausschließlich dazu, auf vermutete wirtschaftskriminelle Handlungen oder definierte, schwerwiegende Compliance-Verstöße in der Unternehmensgruppe aufmerksam zu machen. Ein Missbrauch zu anderen Zwecken kann einen Straftatbestand darstellen.

Beschwerdeverfahren über E-Mail-Adresse

An compliance@recanorm.de können Sie uns

• Hinweise auf menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken sowie
• Hinweise auf Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten

im Geschäftsbereich unseres Unternehmens oder eines Zulieferers von uns senden.

Bitte geben Sie in Ihrer Meldung auch an, wie wir mit Ihnen kommunizieren können, um den Sachverhalt mit Ihnen zu erörtern. Wir werden uns hierzu mit Ihnen zeitnah in Verbindung setzen.

Nach Abgabe des Hinweises erhalten Sie durch einen Mitarbeitenden der RECA NORM GmbH eine Eingangsbestätigung einschließlich einer Vorgangsnummer. Ihr Hinweis wird intern unter dieser Vorgangsnummer durch unseren Compliance-Beauftragten bearbeitet. Über die oben genannte E-Mail-Adresse können Sie sich auch jederzeit nach Abgabe einer Meldung wieder mit uns in Verbindung setzen. Bitte geben Sie hierbei die Ihnen mit der Eingangsbestätigung übersandte Vorgangsnummer an. Alle uns zur Verfügung gestellten Informationen werden wir selbstverständlich vertraulich behandeln.

In der nachfolgenden Verfahrensordnung erhalten Sie weitere Informationen zur Bearbeitung Ihres Hinweises:

Was ist Gegenstand des Beschwerdeverfahrens?

Dieses Beschwerdeverfahren ermöglicht Personen, auf

• menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken
• sowie auf Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten

hinzuweisen, die durch das wirtschaftliche Handeln unseres Unternehmens im eigenen Geschäftsbereich oder eines unmittelbaren oder mittelbaren Zulieferers von uns entstanden sind.

Was passiert bei einem Hinweis?

Nach Abgabe eines Hinweises erhält jeder Hinweisgeber unverzüglich, spätestens jedoch sieben Tage ab Eingang der Meldung eine Eingangsbestätigung. Hinweise werden intern durch den Compliance-Beauftragten bearbeitet.

Welche Verfahrensschritte folgen?

Nach Erhalt eines Hinweises wird dieser zunächst durch den zuständigen Sachbearbeiter plausibilisiert, insbesondere im Hinblick auf relevante menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken bzw. die Verletzung menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten. Nach Abschluss der Validierung wird der Sachverhalt durch den Bearbeiter der Meldung mit Ihnen als Hinweisgeber erörtert. Bitte geben Sie hierzu ihre Kontaktdaten, insbesondere eine E-Mail-Adresse an, über die wir Sie kontaktieren können. Bei längerer Bearbeitungsdauer werden Sie als Hinweisgeber spätestens drei Monate nach Abgabe der Meldung von uns über den aktuellen Stand der Bearbeitung in Kenntnis gesetzt.

Wer bearbeitet diese Hinweise?

Die von uns mit der Bearbeitung der Hinweise betrauten Personen sind in der Bearbeitung unabhängig, unparteiisch und an Weisungen nicht gebunden. Sie sind insbesondere zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Vertraulichkeit und Datenschutz

Alle uns zur Verfügung gestellten Informationen und Unterlagen werden selbstverständlich streng vertraulich und unter Beachtung der einschlägigen datenschutzrechtlichen Regelungen behandelt. Die Vertraulichkeit Ihrer Identität wird dabei ebenso gewahrt wie ein wirksamer Schutz vor jeglicher Benachteiligung oder Bestrafung.