FAQ

Alle Informationen zum elektronischen Rechnungsversand

Papierstapel

Elektronische Rechnung

Was bedeutet elektronische Rechnung?

Wir bieten unseren Kunden an, Rechnungen zukünftig (anstelle per Post in Papierform) per E-Mail als PDF- Anhang zu versenden. Durch die Neufassung des §14 Absatz 1 und 3 UStG durch Artikel 5 Nr. 1 des Steuervereinfachungsgesetztes 2011 vom 01.11.11 (BGBI 2011 I S. 2131) sind die umsatzsteuerrechtlichen Regelungen für elektronische Rechnungen zum 01.07.11 neu gefasst worden. Nunmehr können u.a. auch Rechnungen (ohne qualifizierte digitale Signatur), die per E-Mail übermittelt werden, zum Vorsteuerabzug berechtigen.

Welche Vorteile bringt die E-Rechnung für den Empfänger?

Profitieren Sie von vielen Vorteilen:

  • Schonung der Umwelt
  • Der Service ist für Sie kostenfrei
  • Erfüllung der steuerrechtlichen Vorschriften
  • Unabhängigkeit von Dritten – kein Dokumentverlust auf dem Postweg
  • Vereinfachung der Archivierung (aus steuerrechtlichen Gründen im Originalzustand)
  • Rechnungen können einfach per E-Mail zur Freigabe intern verteilt werden – das spart Zeit und Verwaltungskosten
  • Die Papierablage entfällt und mit ihr Regale voller Aktenordner
Was muss der Empfänger einer elektronischen Rechnung beachten?

Nach §14 Abs. 1 S. 6 UStG n.F. ist durch ein beliebiges innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, sicherzustellen, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind. Nach Ansicht des BMF ist ein innerbetriebliches Kontrollverfahren ein Verfahren, das der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. Der Begriff innerbetriebliches Kontrollverfahren bedeutet nicht, dass es sich um ein technisches oder EDV-gestütztes Verfahren handeln muss. Die elektronische Rechnung muss elektronisch archiviert werden (konform zu den Grundsätzen ordnungsgemäßer DV- gestützter Buchhaltungssysteme (GoBS) sowie zu den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)).

 

Wir weisen darauf hin, dass die Aufbewahrungsdauer dabei (wie bei der Papierrechnung) mindestens 10 Jahre beträgt. Zur Aufbewahrung wird keine bestimmte Technologie eines Speichermediums vorgeschrieben. Jedoch ist bei der Speicherung über technische und/oder organisatorische Verfahren die Unveränderbarkeit der Dokumente sicherzustellen. Weitere Informationen zu diesem Thema erhalten Sie auch auf der Website der Bundesnetzagentur (http://www.bundesnetzagentur.de).

Kann ein Papierausdruck anstelle der E-Rechnung archiviert werden?

Nein. Elektronische Rechnungen i.S. des §14 Abs. 1 S. 8 UStG n.F. sind zwingend elektronisch aufzubewahren. Eine ausschließliche Aufbewahrung in Papierform ist für steuerliche Zwecke unzulässig, da hierdurch das Recht der Finanzbehörde auf Datenzugriff konterkariert würde (§147 Abs. 6 AO).

In welchem Format wird die elektronische Rechnung gesendet?

Sie erhalten eine E-Mail mit jeweils einem PDF-Dokument.

Wie kann ich am elektronischen Rechnungsversand teilnehmen?

Jeder Kunde, der zukünftig seine Rechnungen per E-Mail erhalten möchte, kann auf unserer Homepage ein Formular ausfüllen und sich dafür freischalten lassen.

Wie kann ich die Rechnung nochmals anfordern?

In diesem Fall kann über den persönlichen Ansprechpartner der RECA NORM GmbH die elektronische Rechnung per E-Mail erneut angefordert werden.

Entstehen dem Kunden durch die E-Rechnung seitens RECA NORM zusätzliche Kosten?

Nein. Der Service ist für Sie kostenlos.

Wo kann ich meine Mailadresse ändern?

Diese Änderungen können über Ihren persönlichen Ansprechpartner bei der RECA NORM GmbH erfolgen.

Firewall und SPAM-Filter

Ihre Firewall und SPAM-Filter sollten E-Mails von „recanorm.de“ zulassen. Ist die E-Rechnung trotzdem nicht im Posteingang angekommen, prüfen Sie bitte in den Einstellungen Ihres E-Mail-Programms, ob eventuell ein Spam-Filter diese E-Mail aussortiert hat.

Wie lange dauert es von der Anmeldung bis zur ersten E-Rechnung?

In der Regel erhalten Sie die erste E-Rechnung innerhalb von 1-2 Werktagen nach der Freischaltung.

Kann ich den elektronischen Rechnungsversand auch rückgängig machen?

Sollten Sie nicht zufrieden sein, können Sie den elektronischen Rechnungsversand jederzeit rückgängig machen. Schreiben Sie uns hierzu einfach per E-Mail an: rechnungen@recanorm.de.

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